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Title Adjointe administrative
JD on Website Notre client est une boutique immobilière localisée à Bois-Franc. Un concept unique dans un espace exceptionnel. Plus qu’un courtier immobilier, ils sont une boutique à services complets de vente et d’achat, en plus de décoration, home staging et autres conseils pour votre résidence. Présentement, à la recherche d'une Adjointe administrative pour joindre leur équipe.


Pré requis
- Français et anglais parlé, écrit à un très bon niveau
- Une connaissance pratique de MS Office, Outlook avec bonnes compétences informatiques
- La connaissance de l’immobilier (un atout)
- La connaissance du logiciel ACT (un atout)
- Avoir son doigté pour clavier
- Compétences interpersonnelles et communication adaptée
- Excellente capacité d'organisation, de suivis, de respect des échéanciers.
- Gestion efficace du temps et des priorités efficace
- Initiatives, bon jugement et précision
- Capacité à résoudre des problèmes et prendre des décisions


Capacités
- Une très bonne capacité d’exécution de tâches multiples.
- Divers travaux de secrétariat et d'administration
- Belle présentation, dynamique et joviale, accueillante et respectueuse
- Avoir une aisance dans la vente (en cas d’obligation)


Généralités :
- S’assurer d’une présence au bureau pendant les heures d’affaires
- Remplacement de la propriétaire lors de son absence
- Suivi avec les courtiers du bureau, des courtiers collaborateurs
- Suivi avec les clients
- Filtrer les appels
- Promouvoir l'entreprise à un vendeur, acheteur, locateur, locataire, courtier.
- Inviter un call-in à venir au bureau, inciter un courtier collaborateur à faire une offre, inciter un acheteur et/ou un vendeur à faire affaires avec l'entreprise.
- Éditer une variété de documents, offres, lettres, notes, rapports, documents juridiques, de brouillons et d'autres sources


Vendeurs :
- Lors d’une demande d’information par un vendeur (walk-in, call-in);
- Lancer le code de procédure d’une inscription
- Traitement des contrats de courtage
- Entrer les contacts dans ACT et saisir les informations de la propriété avec le plus de détails possible des exigences et besoin du vendeur ; lancer le plan de mise en marché
- Entrer les informations dans Intranet (créer un contact vendeur, lier la propriété, ajouter les photos)
- Prendre les mesures des nouvelles propriétés et photographier la façade
- Accompagner le photographe lors des prises de vue et s’assurer la bonne qualité des images
- Vérifier la qualité des photos et les ajouter dans l’Intranet
- Mettre à jour tous les dossiers : changement de prix, extension d’inscriptions (ex : ACT, Centris, et dossier physique interne, information au courtier Residia et coordonnateur)
- Gestion des affiches (Pose, changement d’ajout, retrait, visite libre, inventaire)
- Lancer le code de procédure d’une vente (vendeur, acheteur, locateur, locataire, courtier)
- Suivi de la vente (vérification de l’offre, obtention des originaux de l’offre, suivi des conditions, suivi des délais, suivi des accusés réception, suivi de remise des documents, suivi des dépôts)
- Entrer les ventes dans ACT, Centris, Intranet
- Faire suivre dossier au notaire, vérification des documents (certificat, vérification facture, transmettre information comptabilité)
- Mise à jour du contact dans ACT (nouvelle adresse du vendeur, contact de l’acheteur)
- Suivi renouvellement d’un bail (Rappel dans ACT, locataire, locateur, facture)
- Suivi remise d’une propriété sur le marché (location ou autres)
- Préparer cadeau clients
- Présence à l’inspection et au notaire.
- Location de nos propriétés (proposer nos condo, visites, rédaction et vérification promesse de location, rédaction et vérification de contrat, extension de bail, suivi avec locataires, entretien ménagers, fournisseurs, clés, services additionnels, facturation, pièces d’identités, enquête de crédit, remise sur le marché, walk-thru, check-out, remise de dépôt, dépôt de garantie)


Acheteurs :
- Lors d’une demande d’information par un acheteur (walk-in, call-in);
- Lors d’une offre acceptée, lancer le code de procédure Acheteur
- Suivi de l’offre d’achat
- Entrer la vente dans ACT avec le plus de détails possible


Service à la clientèle
- Faire un suivi auprès des courtiers qui ont fait visiter nos inscriptions et obtenir un compte-rendu.
- Entrer tous les comptes-rendus des visites dans l’Intranet.
- Faire un compte-rendu lorsque nécessaire aux clients vendeurs, sur des commentaires particuliers de visiteurs et sur les changements du marché qui pourraient affecter la vente de leurs propriétés.
- Préparer le rapport mensuel des activités pour chaque propriété
- Faire un compte-rendu à la propriétaire des inquiétudes des clients vendeurs (i.e. réduction de prix, extensions, problèmes, …)
Job Category Administrative
Job Type Permanent Employment
City Montreal
Province/State Quebec [QC]
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