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Title Secrétaire / Réceptionniste
JD on Website Notre client est une boutique immobilière localisée à Bois-Franc. Un concept unique dans un espace exceptionnel. Plus qu’un courtier immobilier, ils sont une boutique à services complets de vente et d’achat, en plus de décoration, home staging et autres conseils pour votre résidence. Présentement, à la recherche d'une Secrétaire/Réceptionniste pour joindre leur équipe.


Pré requis
- Français et anglais parlé, écrit à un très bon niveau
- Une connaissance pratique de MS Office, Outlook avec bonnes compétences informatiques
- La connaissance de l’immobilier (un atout)
- La connaissance du logiciel ACT (un atout)
- Avoir son doigté pour clavier
- Compétences interpersonnelles et communication adaptée
- Excellente capacité d’organisation et de suivis
- Gestion du temps et des priorités efficace
- Initiatives, bon jugement et précision


Capacités
- Bonne capacité d’exécution de tâches multiples simultanées
- Belle présentation, dynamique et joviale, accueillante et respectueuse
- Référer les appels et les visiteurs à la personne appropriée
- Transmettre les commentaires, questions et insatisfactions reçus des clients rapidement au dirigeant.


Généralités :
- Accueil des clients, fournisseurs.
- Divers travaux de secrétariat, répondre aux appels et courriels
- Filtrer les appels
- Diriger les appels aux bonnes personnes, recueillir les informations nécessaires (noms, raison de leur appel et fournir de l’aide à tous ceux qui le demandent (courtier, clients, etc…)
- Promouvoir l'entreprise à un vendeur, acheteur, locateur, locataire, courtier.
- Inviter un call-in à venir au bureau, inciter un courtier collaborateur à faire une offre, inciter un acheteur et/ou un vendeur à faire affaires avec l'entreprise.
- Entrer de données (inscription, vente)


Vendeurs :
- Lors d’une demande d’information par un vendeur (walk-in, call-in);
- Lancer le code de procédure d’une inscription
- Vérification des originaux
- Organiser et faire le suivi des documents et/ou informations manquantes ou incomplètes du dossier (inscription, vente, location,…)
- Entrer les contacts dans ACT et saisir les informations de la propriété avec le plus de détails possible des exigences et besoin du vendeur ; lancer le plan de mise en marché
- Entrer les informations dans Intranet (créer un contact vendeur, lier la propriété, ajouter les photos)
- Commander la personne du Home Staging
- Entrer les données dans Centris (saisie à la source)
- Entrer les nouvelles inscriptions dans Prévisite, Craiglist et Kijiji
- Préparer cadeau clients


Acheteurs :
- Constituer un dossier complet sur l’acheteur : adresse actuelle, numéros de téléphone, nom du conjoint, courriels et le tenir à jour

Service à la clientèle
 Vérification des visite libre dans le secteur (du mercredi au vendredi pm)
 Organisation de visite libre sur rendez-vous ou avec présence (confirmer une date, confirmer disponibilité d’un courtier, pose d’ajout mercredi, retrait d’ajout après visite, inscrire dans Intranet, Centris, compte-rendu.
- Supervision de l’horaire de garde des courtiers du bureau
- Gestion des appels, l’horaire des transfert d’appels pendant les heures d’affaires, extérieurs des heures d’affaires, vacances Noël, estivales, fériés et vérification de ceux-ci.
- Planification de l’entretien ménager pour client et/ou nos propriétés
- Classement des dossiers (ouverture d’un dossier, classement suite à la réception d’une offre, acceptée, refusée, vente, acte de vente)
- Gestion d’absences au départ et retour : d’absence courriel, vocale, transfert des appels, immocontact, remise en place au retour.
- Suivi des références d’acheteurs aux courtiers, walk-in, call-in.
- Préparation de documents pour présentation d’inscription « général »
- Gestion des cahiers de références walk-in et call-in
- Créer des code de procédures des nouvelles tâches et maintenir à jour ceux existants
- En cas d’absence de la personne responsable ou de réorganisation, coordonner les demandes de visites, les ajouter dans ACT et l’intranet et faire les suivis nécessaires.


Horaire :
- Heures de bureau :
- Lundi au vendredi de 9h00 @ 18h

Job Category Administrative
Job Type Permanent Employment
City Montreal
Province/State Quebec [QC]
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